PÁLYÁZATI KÉRDÉSEK


KÉRDÉS

El kell-e küldeni minden NEA pályázatnál az EPER regisztrációs nyilatkozatot az Alapkezelőnek?

VÁLASZ

Regisztrációs nyilatkozat beküldésére csak abban az esetben van szükség, ha a szervezet adataiban változás történt. Amennyiben nem volt változás a szervezet életében, úgy új regisztrációs nyilatkozat beküldése nem szükséges. Ha azonban a birosag.hu-n és az EPER-ben szereplő adatok eltérőek, úgy a saját adatok menüpont alatt szükséges változtatni az adatokat. Ebben az esetben a rendszer automatikusan fel fogja ajánlani az új regisztrációs nyilatkozat nyomtatását, amit cégszerűen aláírva postai úton kell beküldeni az Bethlen Gábor Alapkezelő Zrt. (1253 Budapest, Pf. 36.) részére, még a pályázat benyújtásának határideje előtt. Amennyiben ugyanis az Alapkezelő úgy látja, hogy a birosag.hu oldalon karakterpontosan nem azonos adatok szerepelnek, a formai ellenőrzésnél el fogja utasítani a pályázatot. Ha a Pályázó azt tapasztalja, hogy a birosag.hu-n nem valós vagy más adatok szerepelnek, akkor szükséges hivatalosan is felvennie a kapcsolatot a Törvényszékkel, és azonnal kérni az adatok módosítását.

 

KÉRDÉS

Elfelejtettük az EPER belépési kódunkat és a rendszer nem fogadja el az ismételt regisztrációt. Mit tegyünk, hogy hozzáférhessünk?

VÁLASZ

Az EPER-ben már létező szervezet belépési hozzáférését (felhasználónév és jelszó) a nea@bgazrt.hu email címen lehet újra igényelni a következő adatok megadásával: szervezet neve, adószáma, székhelycíme, email címe, hivatalos képviselő neve, bírósági nyilvántartási száma (ha van), bankszámlaszám. Továbbá az emailhez mellékletként csatolni szükséges az EPER-ben regisztrált, aláírási jogosultsággal rendelkező hivatalos képviselő erre vonatkozó kérelmét aláírásával ellátva.

 

 

KÉRDÉS

Az EPER regisztrációmat aktiváltam, ennek ellenére az alábbi üzenet olvasható a felületen: „Regisztrációs nyilatkozata még nem érkezett be, vagy nem megfelelő. A Reg. nyilatkozat menüben kap részletes információt és útmutatást a tennivalókról.” Mi a teendő ebben az esetben?

VÁLASZ

Ezt az üzenetet addig jeleníti meg a rendszer, amíg a pályázatkezelő a regisztrációs nyilatkozatot fel nem dolgozza. Ettől függetlenül a pályázati folyamatot el lehet végezni. Fontos, hogy az elkészült regisztrációs nyilatkozatot minél hamarabb nyomtassák ki és küldjék meg postán a BGA Zrt. (Bethlen Gábor Alapkezelő, 1253 Budapest, Pf. 36., a borítékra írják rá: „NEA regisztrációs nyilatkozat”) részére. Erre a pályázatuk benyújtásának napjáig van lehetőség, ezt követően az Alapkezelő a pályázatot formai okokra hivatkozva elutasíthatja.

 

KÉRDÉS

A NEA pályázatoknál be kell írni, hogy kapott-e a szervezetünk deminimis támogatást. Kérdésem, hogy az SZJA 1% -ok, valamint a korábbi NEA pályázatokon nyert támogatás annak minősülnek-e?

VÁLASZ

Sem az SZJA 1%, sem a NEA pályázatok nem minősülnek deminimis támogatásnak. A deminimis támogatás tényét minden esetben feltüntetik a vonatkozó támogatási szerződésben, így ha volt kérdéses támogatása az elmúlt időszakban a szervezetnek, érdemes elővenni a támogatási szerződéseket/okiratokat, és abban megnézni, hogy az adott támogatás deminimisnek minősül-e vagy sem.

 

KÉRDÉS

A NEA támogatási szerződés végén a pénzügyi ellenjegyzést ki írja alá?

VÁLASZ

A pénzügyi ellenjegyzést az Alapkezelő végzi, ezzel a pályázónak nem kell foglalkoznia.

 

KÉRDÉS

Ma jár le a 8 napos határidő, amin belül el kell juttatni a támogatáskezelőhöz az aláírt szerződést/dokumentumokat. Vigyem be személyesen, vagy elég, ha postán ajánlottan feladom?

VÁLASZ

Postai úton megfelelő feladni a levelet, hiszen a postai ellenőrzőszelvényen bizonyíthatóan rajta lesz a dátum, hogy időben teljesítették a megadott feltételeket.

 

KÉRDÉS

Mi számít térítésmentes hozzájárulásnak?

VÁLASZ

A NEA pályázatokban a következő tételek számolhatók el térítésmentes hozzájárulásként:

  • közérdekű önkéntes tevékenységként végzett munka (társadalmi munka)
  • dologi feltétel
  • szolgáltatás

Csak a térítésmentes hozzájárulások elszámolásához szükséges a  linken található nyilatkozatok kitöltése és aláírása. Amennyiben közérdekű önkéntes tevékenységgel számoltak, úgy a közérdekű önkéntesség igazolásához szükségeset alkalmazzák, amennyiben dologi feltételt biztosított a szervezet számára valaki, úgy a „nyilatkozat dologi javak biztosításához” és így tovább.

Fontos megjegyezni, hogy NEM minősül közérdekű önkéntes tevékenységnek a szervezet tisztségviselőinek térítésmentes munkája, valamint egyesületek esetében a tagok „önkéntes tevékenysége”. 2019-es pályázatok esetében önrész vállalására nincs szükség és lehetőség, így a költségvetésben ez a funkció inaktív, nem lehet sem szöveges, sem számszerű adatokat beírni.

 

KÉRDÉS

Hogyan számoljam ki a térítésmentes hozzájárulást?

VÁLASZ

Közérdekű önkéntes tevékenység esetén az alkalmazandó képlet a következő: a mindenkori minimálbér/160. A kapott összeg az egy óra önkéntes tevékenység eszmei értékét jelenti (ez 2018-ban 862,5 Ft/óra, 2019-ben pedig 931,25 Ft/óra).

Dologi feltétel és szolgáltatás nyújtása során a szervezet önállóan határozhatja meg az összeget. Érdemes figyelembe venni az összeg meghatározásánál a dologi feltétel és a szolgáltatás piaci értékét. A 2019-es évi pályázatoknál önrész vállalására már nincs szükség, illetve lehetőség (térítésmentes hozzájárulást csak önrész vállalásához volt lehetőség tervezni).

 

KÉRDÉS

Az önerő kiszámításánál lehet-e önkéntes a szervezet tagja?

VÁLASZ

A közérdekű önkéntességről szóló törvény alapján közérdekű önkéntes nem lehet az egyesület/alapítvány tagja vagy tisztségviselője. Mindenki más azonban igen. Önkéntes munka csak akkor tervezhető, ha az Emberi Erőforrások Minisztériuma, Esélyteremtési Főosztálynál bejelentettük az önkéntesek foglalkoztatását, és regisztrációs számmal rendelkező önkéntesfogadó szervezet vagyunk. 

 

KÉRDÉS

Minden esetben kell önrészt biztosítani?

VÁLASZ

A Nemzeti Együttműködési Alap 2018-as pályázatai esetén kizárólag a működési típusú pályázatok benyújtásánál kellett önrészt vállalni, a szakmai pályázatok esetén a kollégiumok úgy döntöttek, hogy nem kérik. A 2019-es pályázatok esetében már nem szükséges, illetve nem is lehetséges önrészt vállalni, az erre a célra alkalmazott mezők inaktívak a pályázati költségvetésben.

 

KÉRDÉS

Mit takar az arányos csökkentés kifejezés?

VÁLASZ

Az arányos csökkentést a projekt terhére elszámolandó költségek esetén szokták alkalmazni. Ez annyit jelent, hogy ha a pályázott összegből kevesebbet ítélnek oda, akkor az egyes fősorok költségeit ahhoz mérten ugyanolyan arányban csökkentik, mint a pályázat során igényelt összeget.

 

KÉRDÉS

A NEA-n pályázható összeg minden évben ugyanannyi vagy változó összegű?

VÁLASZ

Minden évben változik a minimum és a maximum összeg, amire pályázni lehet. A maximálisan igényelhető támogatás mértékét minden évben a kollégiumok határozzák meg.

 

KÉRDÉS

A NEA által meghirdetett és megnyert pályázat esetében a megnyert összeg átcsoportosítására van-e lehetőség?

VÁLASZ

A pályázatban csak a támogatási időszakot terhelő költségekre vonatkozó számlák, bizonylatok számolhatók el, a teljesítés időpontjának és a kiállítás dátumának a támogatási időszakba kell esnie és ezen számlák/bizonylatok pénzügyi teljesítése az elszámolási határidő végéig megtörténik. Átcsoportosításra a támogatási időszakban korlátlan mennyiségben van lehetőség, azonban csak azokra a sorokra és alsorokra lehet átcsoportosítani támogatást, melyre a támogatási kérelem benyújtásakor terveztek összeget. A költségek átcsoportosítását célszerű jelezni a támogatáskezelő felé az EPER rendszeren keresztül, még akkor is, ha az nem éri el az útmutatóban megjelölt 10%-ot!

 

KÉRDÉS

A NEA pályázatok pénzügyi elszámoláshoz be kell-e az előző évekhez hasonlóan a 100.000 Ft-ot meghaladó tételek hitelesített másolatát, a hozzá tartozó szerződéseket, megrendelőket stb, és a kifizetéseket igazoló bizonylatokat együtt az EPER-ből kinyomtatott és aláírt számlaösszesítővel küldenünk a BGA Zrt-nek?

 VÁLASZ

Jelen elszámolás során nincs szükség arra, hogy számlákat küldjenek be, hiszen a számlaösszesítő beküldését követően szúrópróba szerűen fogják kiválasztani azokat a tételeket, amelyekről a hitelesített másolatot és a további, az adott számlához kért kísérő dokumentációt kell benyújtani. Akkor van szükség szerződés vagy visszaigazolt megrendelő hiteles másolatának is a benyújtására, ha a szúrópróbaszerűen kiválasztott számla értéke meghaladja a bruttó 100.000 Ft összeget. Jelenleg ugyanis jogszabályban van rögzítve, hogy 100.000 Ft-ot meghaladó számlákhoz rendelkezni kell szerződéssel, vagy írásban visszaigazolt megrendelővel, függetlenül attól, hogy az milyen szolgáltatásra, beszerzésre vonatkozik, készpénzben, bankkártyával vagy átutalással lett kiegyenlítve a tétel.

  • Ezen túlmenően szükség van még a kijelölt számlák kiegyenlítését igazoló bizonylatok beküldésére is minden olyan esetben, amikor kérik a számlák hiteles másolatának beküldését. 
  • Amennyiben tárgyi eszközt vásároltak szükséges még a leltári karton csatolása.
  • Ha bérleti díjat kívánnak elszámolni, minden esetben kell rendelkezniük szerződéssel, vagy írásban visszaigazolt megrendelővel. 

 

KÉRDÉS

NEA pályázaton nyert pénz felhasználásakor a közbeszerzés vonatkozik-e a szervezetre, és amennyiben igen, milyen gyakorlati, konkrét módon?

VÁLASZ

Összegszerűség okán nem vonatkozik a civil szervezetre.

 

KÉRDÉS

Hogyan lehetséges a NEA elszámolásnál 10 rendezvényt egyenként bemutatni, amikor 3 számára van hely, illetve a rengeteg papíralapú dokumentációt feltölteni az EPER-be, amikor csak 6 lehetőséget kínál fel a rendszer? Lehet-e valahol bővíteni ezeket a felületeket? Vagy elég papíralapon beadni ezeket?

VÁLASZ

Elegendő hely hiányában azokat a cellákat kell használni, ami rendelkezésre áll. A mezőkbe összegyűjtve és tömörítve is fel lehet vinni a dokumentumokat, értékeléseket, akár úgy, hogy egy cellába több rendezvény anyaga is bekerül. Érdemes pdf vagy tömörített mappa formájában kezelni a dokumentumokat és úgy csoportosítani, hogy az könnyen értelmezhetővé váljon. Pl.: a jelenléti íveket egy pdf-ben feltölteni, a képeket szintén egy fájlba tömörítve stb. Az interneten ingyenesen elérhetőek pdf szerkesztő alkalmazások, melyek lehetővé teszik több pdf dokumentum egyesítését, szétválasztását, szerkesztését és tömörítését is.

 

KÉRDÉS

Ha egy alapítvány kuratóriumának elnöke külföldre utazik az alapítvány tevékenysége miatt, milyen módon lehet kiküldetési költséget elszámolni neki, illetve ehhez milyen papírokat kell prezentálni, hogy a hivatalos út elszámolható legyen a pályázat terhére, ha az elnök nem a saját gépjárműjével utazik?

VÁLASZ

Ilyen esetben nem lehet a saját gépjármű használattal összefüggő szabályokat alkalmazni. Az a legegyszerűbb, ha az elnök valamilyen tömegközlekedési eszközt választ (busz, vonat stb.), ott helyben pedig a helyi közlekedéssel utazik. A jegyek vásárlásakor számlát kell kérni az utazásról, (továbbá fontos, hogy a jegyeket is megtartsák) és így bárhol, bárkinek, bármikor el tudják számolni a költségeket.

 

KÉRDÉS

NEA működési pályázatunk a döntés alapján várólistára került. Az EPER rendszerben azt látjuk, hogy megítéltek nekünk egy bizonyos összeget. Ez azt jelenti, ha a 931. várólistás helyünk esetén az előttünk lévő 930 szervezet nem kapja meg valamilyen oknál fogva a támogatást, akkor mi meg fogjuk kapni a megítélt összeget, amúgy semmit?

VÁLASZ

Az EPER felületen akkor is feltüntetésre kerül a megítélt összeg, ha a pályázat várólistára került, hiszen amennyiben a várólistán lévő pályázatok támogatásban részesülnek, úgy azt az összeget fogják kiutalni a szervezet számára.

 

KÉRDÉS

A pályázat pénzügyi bizonylatainak záradékolását szükséges-e könyvvizsgálónak igazolnia?

VÁLASZ

Nem kell könyvvizsgálónak igazolnia, elegendő, ha a záradékolt számlák másolatát a törvényes képviselő hitelesíti.

 

KÉRDÉS

Egy még futó nyert NEA pályázatomhoz szeretnék Költségvetés módosítást beadni, de sajnos nem tudom, hogyan lehet.

VÁLASZ

Módosítási kérelmet az EPER rendszeren belül kell benyújtani. A Benyújtott pályázatok főmenüből ki kell választani a módosítani kívánt pályázatot és ott a pályázat módosítására kattintani. Az így megjelenő adatlap első oldala a kérelem, itt kell indokolni és kifejteni a módosítást. A bal oldali menüsorban található a pályázat módosítható részei, itt a költségvetésre kattintva javítani kell a jelenlegi költségvetést a kívánt állapotra. Amennyiben a költségvetés módosítása a szakmai részben is indokolttá teszi a módosítást, úgy a bal oldali menüsorból a program bemutatását is módosítani szükséges, hogy az koherens legyen a módosított költségvetéssel. 

Ha mindent sikerült módosítani, akkor lehet véglegesíteni a kérelmet. A véglegesítés gomb megnyomásával a kérelem beérkezik a Támogatáskezelőhöz, ezután már nem lehet változtatni rajta. Amennyiben a mentésre kattintanak, a kérelem még nem kerül benyújtásra, így még lehet módosítani rajta, vissza lehet térni a szerkesztéshez.

 

KÉRDÉS

Szeretném megváltoztatni a rendszerben tárolt pénzintézet nevét. Hol, hogyan tudom ezt megtenni?

VÁLASZ

Lépjen a „Saját adatok” – „Banki adatok” menübe, és kattintson az „Adatmódosítás” gombra, majd lépjen a számlaszámhoz, törölje, majd írja azt vissza, - lépjen a bank neve mellé, a program frissít, és felkínálja az új bank nevét.

 

KÉRDÉS

Egy alapítvány kurátoraként önkéntes szerződéseket szeretnék kötni az önkénteseinkkel, akiknek szeretnék utazási költségtérítést és önkéntes hozzájárulást is fizetni. Tudnának segíteni egy ilyen szerződés megszövegezésében?

VÁLASZ

Az önkéntes szerződéseknek nincs meghatározott formája, az alábbiakra azonban érdemes odafigyelni:

  • szerepeljen benne az adott önkéntes néhány személyes adata, ami alapján beazonosítható (itt figyelni kell a GDPR betartására az önkéntes személyes adatainak a további tárolása és felhasználása kapcsán, ezt akár bele is lehet építeni a szerződésbe, vagy külön nyilatkoztatni kell az önkéntest, hogy beleegyezik az adatai meghatározott célokra történő felhasználásáról)
  • mindenképpen szerepeljen benne, hogy az önkéntes mikor, hol és milyen munkát végez (köthető olyan szerződés is, ami határozott idejű, konkrét projektre szóló – ez ajánlott, ha a költségtérítést, hozzájárulást valamilyen pályázati / költségvetési támogatás terhére szeretnék neki kifizetni, de lehet például csak általános szövegű keretszerződést is kötni, ez az elvégzendő munkától és a finanszírozási kerettől függ, illetve attól is, mi a szervezet célja, amiért mindenképp szükségét látja az önkéntes szerződés megkötésének)
  • önkéntes hozzájárulás adható (adó- és járulékmentesen), de nem lehet magasabb összegű az éves szinten egy önkéntesnek adott pénzjutalom, mint a minimálbér havi összegének 20%-a
  • ha utazási költségtérítést adnak, és azt pályázati keret terhére szeretnék később elszámolni, figyeljenek oda, hogy az adott pályázattal összhangban legyen az, amit a szerződésben leírtak

 

KÉRDÉS

A Visegrádi Alap-os pályázatok keretében lehet-e partner egy iskola vagy egy színház?

VÁLASZ

A pályázó szervezethez hasonlóan partner szervezet sem lehet olyan szervezet, amelyik közvetlenül az állami költségvetésből részesül támogatásban, vagyis oktatási és kulturális intézmények, minisztériumok, nagykövetségek, stb.

 


A Budapesti Civil Információs Centrum tevékenysége és programjai a Miniszterelnökség, a Bethlen Gábor Alapkezelő Zrt és a Nemzeti Együttműködési Alap támogatásával valósulnak meg a CIC-19-0005 azonosító számú pályázat keretében.